Οφέλη και ένας οδηγός για το πώς να το κάνετε

Είτε διευθύνετε μια μεσαία επιχείρηση είτε έναν μεγάλο εταιρικό χώρο, δεν έχουμε καμία αμφιβολία ότι φιλοξενείτε πολλές συναντήσεις. Σε οποιοδήποτε περιβάλλον εργασίας, οι συναντήσεις είναι ουσιαστικέςl για συνεργασία, ανταλλαγή ιδεών και μετάδοση πληροφοριών.

Εάν διαθέτετε πολλούς χώρους συναντήσεων, είτε είναι αυτοπροσώπως είτε εικονικοί, η τυποποίησή τους – κάνοντάς τους να φαίνονται ίδιοι σε όλους τους τομείς – μπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να αυξήσετε την αφοσίωση. Θα δούμε τι είναι η τυποποίηση, τα οφέλη και τις συμβουλές για την τυποποίηση των αιθουσών συνεδριάσεων σε αυτό το άρθρο!

Τι είναι η τυποποίηση;

Η τυποποίηση είναι η πρακτική της απόκτησης συνεπούς εμπειρίας στις αίθουσες συσκέψεων μιας εταιρείας. Δεν σημαίνει απαραίτητα ότι όλα είναι ακριβώς το ίδιο – φυσικά, οι αίθουσες συσκέψεων έχουν διαφορετικά σχήματα και μεγέθη και φυσικά, δεν θα φαίνονται ακριβώς το ίδιο!

Αντίθετα, μιλάμε για τυποποίηση των εμπειριών συναντήσεων, ιδιαίτερα της τεχνολογίας μέσα σε μια αίθουσα συσκέψεων, η οποία μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα.

Οφέλη από την τυποποίηση

Υπάρχουν αρκετά οφέλη από την τυποποίηση! Μπορεί να σας βοηθήσει να είστε πιο παραγωγικοί και να αντιμετωπίζετε ζητήματα όταν προκύπτουν. Εδώ είναι μερικά από τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα:

Κερδίζει χρόνο

Πιθανώς το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της τυποποίησης είναι ότι μπορεί να εξοικονομήσει κολοσσιαίο χρόνο. Κατά τη διάρκεια της εποχής του COVID, οι εργαζόμενοι σε όλο τον κόσμο συνειδητοποιούν πολύ περισσότερο το πώς συσκέψεις που χάνουν χρόνο μπορεί να είναι.

Στην πραγματικότητα, ορισμένες αναφορές δείχνουν ότι έως και το 15% των συναντήσεων είναι χαμένος χρόνος – που είναι χρόνος που οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να αφιερώσουν σε άλλα έργα που συνδέονται πιο άμεσα με τους ρόλους τους. Και αυτό το άρθρο του Forbes γίνεται ακόμα πιο ακραίο, υποδηλώνοντας ότι ο μισός χρόνος στις συναντήσεις είναι χαμένος χρόνος!

Αυτό συμβαίνει και σε εικονικές συναντήσεις – πόσες φορές έπρεπε να πείτε „είσαι σε σίγαση!“ κατά τη διάρκεια των υβριδικών σας συναντήσεων; Επιπλέον, αυτό το ξεκαρδιστικό αλλά και πολύ σχετικό ιστορία ενός δικηγόρου που παγιδεύτηκε σε ένα φίλτρο γάτας δείχνει πόσος χρόνος μπορεί εύκολα να σπαταληθεί σε συναντήσεις με τη μη χρήση της κατάλληλης τεχνολογίας.

Ένας από τους μεγαλύτερους σπατάλη χρόνου στις συναντήσεις είναι η εγκατάσταση υλικού και λογισμικού, η αλλαγή παρουσιαστών και η αντιμετώπιση τυχόν ζητημάτων που προκύπτουν.

Μπορείτε να το αντιμετωπίσετε τυποποιώντας την τεχνολογία συνεδριάσεων. χρησιμοποιώντας το ίδιο υλικό και λογισμικό για όλες τις συναντήσεις, ώστε να το γνωρίζουν όλοι ακριβώς πώς να το λειτουργήσει καθώς ξεκινά η συνάντηση.

Ενισχύει την παραγωγικότητα

Όπως αναφέραμε, η τυποποίηση εξοικονομεί χρόνο. Αξίζει όμως επίσης να αναφέρουμε ότι η εξοικονόμηση χρόνου συχνά ισοδυναμεί με αυξημένη παραγωγικότητα!

Το γεγονός ότι οι εργαζόμενοι θα γνωρίζουν ήδη πώς να χρησιμοποιούν συγκεκριμένες μορφές τεχνολογίας στον χώρο εργασίας τους μπορεί να αυξήσει δραματικά την παραγωγικότητα. Αυτό έχει πολλά θετικά αποτελέσματα, συμπεριλαμβανομένων πιο θετικών συναντήσεων – καθώς όλοι θα νιώθουν ότι είναι εκεί για κάποιο λόγο – και περισσότερο χρόνο που αφιερώνεται στην εκτέλεση εργασιών εκτός των συναντήσεων, εάν τελειώσουν νωρίτερα.

Μακροπρόθεσμα, οι παραγωγικοί χώροι εργασίας συνήθως οδηγούν σε μεγαλύτερη επιχειρηματική ανάπτυξη, υψηλότερα κέρδη και καλύτερη διατήρηση του προσωπικού. Έτσι, κάνοντας το μικρό βήμα της τυποποίησης των αιθουσών συσκέψεών σας μπορεί να έχει τεράστιες θετικές συνέπειες!

Διευκολύνει την αντιμετώπιση προβλημάτων

Η τυποποίηση μπορεί επίσης να βοηθήσει όταν τα πράγματα πάνε στραβά. Ενώ ο χώρος εργασίας έχει υποστεί ψηφιακό μετασχηματισμό και οι μορφές τεχνολογίας γίνονται όλο και πιο αξιόπιστες, μικρά λάθη (όσο μικροσκοπικά όσο το να ξεχάσετε να ανοίξετε την πρίζα στον τοίχο!) μπορεί να κάνουν τα πράγματα να μην λειτουργούν. Αλλά όταν οι αίθουσες συσκέψεων είναι τυποποιημένες, η αντιμετώπιση προβλημάτων γίνεται πολύ πιο εύκολη!

Εάν οι αίθουσες συσκέψεων εμφανίζονται ίδιες στον χώρο εργασίας, η αντιμετώπιση προβλημάτων γίνεται αβίαστη. Αν κάποτε κάνω αντιμετωπίσετε ένα πρόβλημα, είναι πιθανό να το έχετε ήδη ανακαλύψει σε άλλο δωμάτιο. Εναλλακτικά, εάν πρόκειται για ένα ολοκαίνουργιο πρόβλημα, μπορείτε να το σημειώσετε, ώστε αν αντιμετωπίσετε το ίδιο πρόβλημα, να επιλυθεί εύκολα!

Μειώνει τον χρόνο προπόνησης

Μπορείτε να μειώσετε δραματικά τον χρόνο που αφιερώνεται στην εκπαίδευση των μελών του προσωπικού τυποποιώντας τις αίθουσες συσκέψεων (και ολόκληρο τον χώρο εργασίας). Εάν χρησιμοποιείτε την ίδια τεχνολογία σε όλο το γραφείο, θα χρειαστεί να εκπαιδεύσετε μόνο ένα μέλος του προσωπικού σε ένα από αυτά, αντί για μια σειρά διαφορετικού υλικού και λογισμικού.

Το να ξεκινήσετε μια νέα δουλειά μπορεί να είναι απίστευτα τρομακτικόκαι οποιοσδήποτε αρχάριος θα εκτιμήσει ότι δεν χρειάζεται να κάνει πολλή εκπαίδευση όταν ξεκινήσει!

Πρόσβαση σε καλύτερες λειτουργίες

Εάν κάθε τμήμα έκανε επιλογές σχετικά με το λογισμικό διαχείρισης έργων του, θα μπορούσατε να καταλήξετε να χρησιμοποιείτε Χαλαρότητα, Asana και Δευτέρα σε ένα μόνο γραφείο! Ωστόσο, εάν αυτό είναι τυποποιημένο και επενδύετε σε ένα μόνο λογισμικό διαχείρισης έργου, όχι μόνο θα σας εξοικονομήσει χρήματα, αλλά ίσως μπορείτε να δικαιολογήσετε την πληρωμή για το πακέτο υψηλότερου επιπέδου (π.χ. Το επιχειρηματικό πακέτο της Asana ή του Slack business+ ή δίκτυο επιχειρήσεων).

Αυτό σημαίνει ότι θα έχετε πρόσβαση σε καλύτερες δυνατότητες από ό,τι αν χρησιμοποιούσατε τα πιο βασικά πακέτα – για παράδειγμα, το εταιρικό δίκτυο του Slack προσφέρει συνεργασία με υποστήριξη έως και 50.000 μελών.

Πώς να τυποποιήσετε τις αίθουσες συσκέψεων

Έχετε το ίδιο υλικό

Το να έχετε τα ίδια εργαλεία στις αίθουσες συσκέψεών σας είναι ένας άμεσος γρήγορος δρόμος για την οπτικοακουστική τυποποίηση. Εάν χρησιμοποιείτε πανομοιότυπο υλικό και λογισμικό σε όλα τα δωμάτια, τότε είναι πολύ πιο πιθανό να προσφέρετε μια καθολική εμπειρία σε όλο τον χώρο εργασίας.

Μερικά από τα εργαλεία που μπορείτε να ενσωματώσετε περιλαμβάνουν:

• Μια διαδραστική οθόνη: Λειτουργεί σαν ένα τεράστιο, επιτοίχιο tablet και είναι ιδανικό για συνεργασία με απομακρυσμένους υπαλλήλους και άτομα που εργάζονται σε άλλες τοποθεσίες. Αν αγοράσετε μερικά από μία επωνυμία, όπως αυτά που πουλάμε στο Avocor, τότε θα προσφέρετε μια πιο βελτιωμένη εμπειρία.

• Υπολογιστές και φορητοί υπολογιστές εταιρείας: Η χρήση των ίδιων υπολογιστών σε όλο το γραφείο σας είναι ένας τύπος τυποποίησης. Μόλις μάθετε πώς να συνδέετε έναν από αυτούς τους υπολογιστές στη διαδραστική οθόνη, θα μπορείτε να τους συνδέσετε όλους! Εάν αυτή τη στιγμή διαθέτετε διαφορετικούς υπολογιστές, θα μπορούσατε να τους καταργήσετε σταδιακά καθώς σπάνε ή καθώς νέα μέλη του προσωπικού εντάσσονται στην ομάδα.
• Τηλέφωνα εργασίας: Μπορείτε να αντικατοπτρίσετε/μεταδώσετε το περιεχόμενο του τηλεφώνου εργασίας σας σε μια διαδραστική οθόνη σε συσκέψεις χρησιμοποιώντας λογισμικό όπως το GroupShare, το οποίο πουλάμε εδώ στο Avocor.

Χρησιμοποιήστε τις ίδιες πλατφόρμες λογισμικού

Το λογισμικό είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος της τυποποίησης της αίθουσας συνεδριάσεων. Σε όλο το χώρο εργασίας, χρησιμοποιήστε το ίδιο λογισμικό εικονικών συναντήσεων (π.χ Ανίπταμαι διαγωνίως ή Ομάδες της Microsoft) και εργαλεία διαχείρισης έργου (όπως το Asana ή το Slack).

Όχι μόνο η χρήση του ίδιου λογισμικού έχει πιθανά οφέλη εξοικονόμησης χρημάτων, όπως συζητήθηκε παραπάνω, αλλά η διασφάλιση ότι τα μέλη του προσωπικού σας είναι συνηθισμένα σε μια συγκεκριμένη πλατφόρμα λογισμικού είναι ένας σίγουρος τρόπος για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και της αφοσίωσης.

Μην ξεχνάτε τις εξ αποστάσεως συναντήσεις!

Οι εξ αποστάσεως συναντήσεις γίνονται όλο και πιο συνηθισμένες, επομένως μην τις ξεχνάτε όταν σκέφτεστε να τυποποιήσετε.

Εάν όλοι οι υπάλληλοί σας έχουν φορητούς υπολογιστές στο χώρο εργασίας, προσπαθήστε να τους κάνετε ίδιους, ώστε η αντιμετώπιση προβλημάτων να γίνει ευκολότερη εάν κάποιος αντιμετωπίσει προβλήματα κατά τη διάρκεια μιας απομακρυσμένης συνάντησης.

Η χρήση εικονικών χώρων συναντήσεων, ανεπίσημων εικονικών αιθουσών όπου μπορούν να συγκεντρωθούν απομακρυσμένα μέλη της ομάδας σε ένα πιο ζωντανό περιβάλλον, γίνεται όλο και πιο διαδεδομένη.

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές πλατφόρμες που προσφέρονται, επομένως μπορεί να σας πάρει χρόνο για να βρείτε την ιδανική για τον χώρο εργασίας σας, αλλά προσπαθήστε τελικά να επιλέξετε μόνο έναν χώρο για να το τυποποιήσετε επίσης.

Πάρτε αποφάσεις πιο ψηλά στο χώρο εργασίας

Λάβετε οποιεσδήποτε αποφάσεις σχετικά με το υλικό και το λογισμικό σε τυποποιημένες αίθουσες σε υψηλότερο επίπεδο, αντί να αποφασίζουν μεμονωμένα τμήματα.

Διορίστε έναν διευθυντή στο γραφείο – θα μπορούσε ίσως να είναι στην ομάδα ανθρώπινου δυναμικού – για να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με το υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιεί η επιχείρηση.

Φυσικά, θα μπορούσαν να καλέσουν τα σχόλια των ανθρώπων σχετικά με διαφορετικά εργαλεία, αλλά τελικά αυτό το ένα άτομο θα αποφασίσει για τα τυποποιημένα εργαλεία για ολόκληρη την εταιρεία.

Συμπέρασμα: τυποποιήστε τις αίθουσες συσκέψεών σας για παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα

Καθώς προχωράμε σε έναν χώρο εργασίας με επίκεντρο την τεχνολογία, η αύξηση της παραγωγικότητας και η εξοικονόμηση χρόνου γραφείου δεν ήταν ποτέ πιο σημαντική. Οι άνθρωποι είναι υπερβολικά επικεντρωμένοι στο γεγονός ότι οι πεζές εργασίες μπορούν να σπαταλήσουν πολύ από τον χρόνο εργασίας τους, και αρκετά από αυτά μπορούν να επιλυθούν με την τυποποίηση.

Χρησιμοποιώντας το ίδιο λογισμικό και υλικό σε όλες τις αίθουσες συσκέψεών σας – και μάλιστα, σε ολόκληρο το γραφείο σας – μπορείτε να έχετε έναν πιο αφοσιωμένο, παραγωγικό και τελικά επιτυχημένο χώρο εργασίας!